POINT
OF SALE
PRODUCTIE

DIENSTVERLENING
HANDEL EN
LOGISTIEK

ONDERWIJS
OVERHEID
ORGANISATIE

EXACT
WE VOEGEN
UW BRANCHE
GRAAG TOE

"'Ook als school moet je precies weten hoe je er voor staat'"

De DS. Pierson Stichting is een middelbare school voor VMBO-T, HAVO en Atheneum in Den Bosch. Conform het meer marktgerichte denken van de overheid krijgt ook deze school meer zeggenschap over de besteding van haar inkomsten. Dat lijkt een aantrekkelijk perspectief, maar dan heb je natuurlijk wel het juiste gereedschap nodig om die inkomende en uitgaande geldstromen te kunnen sturen. In lijn daarmee koos de school voor financiële software die doorgaans bij bedrijven wordt gebruikt. Henk Spuijbroek is er Assistent Hoofd Administratie en vertelt over zijn ervaringen met Exact Globe.
 
Exact voor een middelbare school?
“Het lijkt misschien vreemd dat wij Exact gebruiken voor onze financiële administratie, maar dat is het niet. Want net als bedrijven maken wij verkoopfacturen. Bij ons is dat voor geleverde diensten. Zo krijgen ouders een rekening voor de boeken die ze bij ons huren en voor de ouderbijdrage. Wij hebben1600 leerlingen, dus er gaan sowieso 1600 rekeningen de deur uit bij het begin van elk schooljaar. Daarnaast sturen we ouders een rekening als hun kinderen een bijzondere schoolreis maken of als ze huiswerkbegeleiding krijgen. Los daarvan factureren we nog wat andere mensen met wie we zaken doen. Zo huren we personeel uit aan een universiteit. Zoveel debiteuren, dat is met de hand niet te doen.”
 
Inzicht en controle
“Maar wat je echt nodig hebt, dat is inzicht en controle. Daarom worden al die facturen in Exact Globe verwerkt. Maar het gaat verder: in feite draait onze hele financiële administratie onder Exact. We beginnen met planning en budgettering in Excel. Dat importeren we allemaal in Exact. Dan kunnen we zien wat de werkelijk gemaakte kosten zijn ten opzichte van het budget. Ook de rapportage en verantwoording achteraf loopt via Excel. Maar uiteindelijk wordt alles overgezet naar Exact. Daarin komt alle informatie bij elkaar en heb je direct toegang tot data. We hebben inzicht in de cashflow,  de inkomsten van overheid en debiteuren. Maar ook crediteuren. De betaling daarvan zetten we klaar in Exact en importeren we dan in ons telebankierprogramma. Daarnaast de activamodule van Exact waarin we de registratie bijhouden van alle materiële vaste activa. Tenslotte de loonadministratie die we via de XML module importeren in Exact.”
 
Zorgvuldige implementatie
“De implementatie heeft vorig jaar plaatsgevonden in de zomervakantie. Alles is toen gebruiksklaar gemaakt voor onze school. Mijn collega heeft samen met de consultant van Perfection tijdens de vakantie doorgewerkt. Saldi en openstaande posten zijn overgezet naar Exact. Aansluitend heeft de consultant het pakket toen helemaal toegespitst op onze feitelijke situatie. Met de basis konden we na de vakantie meteen uit de voeten. Maar tijdens een dergelijk implementatieproces heb je natuurlijk altijd zaken die gaandeweg nog geregeld moeten worden.”
 
Een consultant hebben we niet meer nodig
“Natuurlijk waren er wat losse eindjes na het opstarten. Dat waren stuk voor stuk dingen die specifiek zijn voor onze school. Bijvoorbeeld de licentie uitbreiden naar het feitelijke aantal gebruikers. Toen we er mee begonnen wisten we nog niet precies wie er mutaties door mag voeren en wie er alleen maar mag kijken. Dat bepaal je gaandeweg. Of neem de module voor betalingsherinneringen. Die functie zit standaard in de software, maar pas als je echt met het pakket gaat werken, zie je dat het handig is om het te gebruiken. Het enige wat je dan nodig hebt is een specifieke lay-out die past bij onze school. Al die zaken zijn toen door de consultant aangepast. Dat soort dingen kunnen we nu overigens ook zelf, omdat we kennis hebben van het pakket. Daar is door Perfection ook bewust op gestuurd. Een consultant hebben we dus in principe niet meer nodig.”
 
Helpdesk
“Als er zich problemen voordoen bel ik met de helpdesk. Daar sta je gelukkig niet heel lang in de wacht. Bij Perfection wordt je snel geholpen. Je krijgt ook iemand aan de lijn die veel weet van de Exact pakketten. Niet een algemeen iemand die van alles een beetje weet, maar de details waar het om draait niet kent. En los van mijn persoonlijke ervaring: ook de samenwerking tussen onze ICT afdeling en Perfection gaat eigenlijk altijd goed. De contacten die er zijn geweest betroffen alleen de implementatie vorig jaar. ICT heeft toen meteen geleerd hoe ze zelf een update van de site moeten halen. De consultant heeft ook keurig toegelicht hoe ze een back-up moeten maken en hoe je kunt controleren of het gelukt is. We kunnen stellen dat de software stabiel is en de service nog niet gefaald. Tenminste, tot nu toe dan. Want, we moeten ze wel scherp houden natuurlijk.”

Ds. Pierson Stichting voor Voortgezet Onderwijs
Geraert ter Borchtstraat 1
5212 CZ 's-Hertogenbosch
T 073-6442929
F 0736442029
info@piersonmail.nl
www.pierson.nl

Oplossingsgebied: Exact Globe

Aantal gebruikers: 8

Branche: Voortgezet onderwijs

HPE Silver PartnerWebsense Gold PartnerPlatform Outsourcing NederlandExact Certified PartnerVodafoneInnovaphone Authorized Reseller (iAR)APC Reliability Provider PartnerVeeam Silver ProPartnerNutanixRIPE NCCCitrix Silver Solution ProviderCisco Select Certified PartnerVMware Professional Solution ProviderHP Gold Client Virtualization Specialist